Regie op uw IT: Een niet te onderschatten uitdaging

Regie op uw IT is noodzakelijk zowel in een situatie van uitbesteding als in een situatie waarbij (een deel van) de IT in eigen beheer wordt uitgevoerd.

Aansturing van alle partijen die verantwoordelijk zijn voor een deel van uw informatievoorziening moet er zorg voor dragen dat de informatievoorziening naadloos past en datgene levert waar de business behoefte aan heeft.

 

Dat een verandering van een eerder gemaakte keuze voor grote uitdagingen kan zorgen blijkt uit de onderstaande praktijksituatie.

 

Een middelgrote organisatie heeft zijn volledige ICT uitbesteed aan een externe partner. Door een interne reorganisatie en fusie wil men deze uitbestede taken weer (deels) intern gaan uitvoeren. Hiertoe is een manager aangesteld om dit vorm te geven.

 

In de aanloop naar dit transitieproces zijn verschillende uitdagingen aan de orde gekomen.

 

De eerste uitdaging was de operationele uitvoering van de applicaties die in de vorm van een hosting contract bij een shared service center was ondergebracht. Hiervoor moet er een transitie plaatsvinden van de bestaande partner naar de nieuwe.

De bestaande partner en de nieuwe partner hebben verschillende hardware. Hierdoor moet (in een project uit te voeren door de bestaande partner) een transitie plaatsvinden. Tegelijkertijd moet de documentatie worden aangepast aan de nieuwe situatie.

Uitgangspunt is daarmee dat de bestaande partner de applicaties zal installeren bij het nieuwe shared service center. Echter doordat het contract met het shared service center gebaseerd is op louter hosting is het noodzakelijk om het systeembeheer elders in te richten. De organisatie verwacht dat het applicatiebeheer dat voor zijn rekening zal nemen.

Applicatiebeheer is daarmee de tweede uitdaging want het beheren van de applicaties op functioneel en technisch gebied moet worden overgenomen van de bestaande partner. Hiertoe moeten medewerkers worden aangenomen en worden ingewerkt. Eventueel moeten er nog opleidingen worden gevolgd en moet er kennisoverdracht plaatsvinden van de bestaande partner.

 

In deze situatie zijn er verschillende momenten waarop een duidelijke regie problemen had kunnen voorkomen.

– Tijdens het afsluiten van het oorspronkelijke contract met de bestaande partner was het de rol van Regie geweest om er voor te zorgen dat aanpassingen op goede manier worden gedocumenteerd. Hierdoor was het niet nodig geweest om de documentatie aan te passen.

– Voordat de beslissing wordt genomen om weer (deels) intern taken te gaan uitvoeren duidelijk te hebben hoe de verdeling is en welke verantwoordelijkheden er binnen de organisatie worden belegd. Een duidelijk plan rond de regievoering is noodzakelijk.

– Het contract met Het Shared Service Center is nu belegd op basis van Hosting. Dit betekent een verzwaring van de interne taken door het uitvoeren van systeembeheer, capaciteitsmanagement en beschikbaarheidsmanagement. Communicatie tussen de hostingpartner en de interne verantwoordelijke wordt noodzakelijk. Regie kan deze zaken vooraf onderkennen en inrichten.

– Ten behoeve van Applicatiemanagement (Functioneel en technisch) moeten medewerkers worden aangenomen, krijgen opleiding en kennisoverdracht. Een Plan voor het werven en opleiden is een taak die goed bij de regie kan worden belegd.

 

Het bovenstaande voorbeeld geeft duidelijk weer dat er verschillende momenten zijn waarop regie moet worden gevoerd. In alle fasen van de informatievoorziening moeten taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn.